「コンティンジェンシー」という言葉を耳にしたことはありますか？
「聞いたことはあるけど、よく分からない」という方も少なくはないと思います。
それらが一体何なのか、どういった時に使われるのかを解説していきます。
コンティンジェンシーとは
コンティンジェンシーは「偶然性」「不確実性」「偶発事件」や「不慮の事故」など、共通して予想していなかったものに使われる言葉です。
ビジネスシーンにおいては、コンティンジェンシーを使った「コンティンジェンシープラン」「コンティンジェンシー理論」というような手法や理論が存在します。
コンティンジェンシープランとは
コンティンジェンシーを使った手法の「コンティンジェンシープラン」とは、予期しない事態に備え、あらかじめ対処法を定めておく緊急時用の計画です。
この計画があることによって、組織は予期せぬ事態、例えば災害や停電などで中断する範囲を最小限に止め、迅速で効率的に必要な業務の復旧を行うことができます。
不測の事態に備えてコンティンジェンシープランを予め用意し、さらには従業員への事前教育を徹底することは、リスク社会における企業活動にとって必要不可欠です。
コンティンジェンシープランの構築
予期せぬ事態を、食い止めるために、必要なコンティンジェンシープランですが、構築の方法を間違えてはなりません。
そこで企業は
・想定されるリスクの調査と基本方針の決定
・社内リソースの優先順位の立案
・コンティンジェンシープランを社員へ徹底周知
・作成されたコンティンジェンシープランの維持と改善
と、上記の順番で、コンティンジェンシープランを、構築する必要があります。
想定されるリスクの調査と基本方針の決定
リスクの洗い出しは、各部署から集めた複数人の担当者で意見交換をしながら進めていくことが大切です。
その際は、過去の事例などを参考にしつつ、人や物、お金などの資産への被害や事業への影響なども分析していきましょう。
加えて、各担当者間でリスクの共通認識を持たせるようにしましょう。
社内リソースの優先順位の立案
あらかじめ、被害を食い止めるべき箇所を明確にしておき、事前の対策や、リソースを優先的に配分するよう決めておく必要があります。
自然災害や事故が発生した場合には、有限な社内リソースを思うように動かせず、対処ができない可能性が考えられますが、配分を前もって決めておけば、非常時に慌てることなく対処することができます。
コンティンジェンシープランを社員へ徹底周知
緊急時を想定した計画やマニュアルは、全社員へ共有しなければなりません。
これは、会社の損害を最小化することに限らず、社員の身体を守るためにも正確な理解や危機意識を促す必要があるからです。
朝礼などの集会などで周知するだけではなく、改めて研修などの場を設けて教育、さらには緊急時の連絡網を作成・緊急時の事業運用体制などを共有することも大切です。
作成されたコンティンジェンシープランの維持と改善
コンティンジェンシープランは、作成した後も定期的に見直しや改善をするべきでしょう。
緊急時の対応の訓練や教育も定期的に行い、きちんと機能しているのかを確認し、訓練などを進めていく中で不備が見つかれば改善を行います。
何度も繰り返すことで、実用的なコンティンジェンシープランに近づいていきます。
コンティンジェンシー理論とは
「どのような状況でも最高のパフォーマンスを発揮するリーダーシップは、存在しない」という考え方のことを、コンティンジェンシー理論と呼びます。
リーダーには、環境の変化に応じて組織の管理方針を適切に変化させることが求められています。
コンティンジェンシー理論のメリット
コンティンジェンシー理論を導入することで、どんなメリットがあるのでしょうか。
導入におけるメリットを、4点ほど紹介します。
・組織の柔軟性が上がる
・組織変革を進めやすい
・上下関係に依存しない組織が作れる
・柔軟な思考のリーダーを育成できる
組織においての柔軟性が上がる
現代のリーダーに求められるのは、状況に応じて役割を変える柔軟性です。
今置かれている状況を十分に理解し、望まれた行動をする能力があるかが問われています。
そのため、組織の方針や状況変化、細かく言えば年齢や価値観などに合わせてリーダーを変えていく必要があります。
組織内の改革を進めやすい
組織を柔軟に変化させていくのが、コンティンジェンシー理論です。
リーダーや組織には、環境によって変化する点が求められます。
加えて、組織は現状維持に陥らず常に進化できるため、組織内での改革も進めやすく、混乱なく適応できる組織を作ることができます。
上下関係に依存しない組織が作れる
コンティンジェンシー理論は「環境に順応する組織が望ましい」といった、言い換えれば上下関係や部署などに、とらわれない組織が求められています。
加えて、コンティンジェンシー理論を取り入れると、組織内の部署がフラットな関係になるため、個々のリーダーシップを発揮しやすくなります。
柔軟な思考のリーダーを育成できる
コンティンジェンシー理論の導入により、変化に強いリーダーを育成しやすくなります。
変化する状況に順応するには、その時々で取るべき行動や必要な知識、考え方を変えていく必要があります。
そのため、柔軟な思考を持つ優れたリーダーを育成できるのです。
コンティンジェンシー理論のデメリット
優れた理論でも、メリットがあれば必ずデメリットが存在します。
・環境の変化には着目していない
・組織を誤った方向へ導く可能性がある
・リーダーの専門性を高めにくい
コンティンジェンシー理論、3点のデメリットを1つずつ紹介していきましょう。
環境の変化には着目していない
コンティンジェンシー理論は「状態」に着目した理論ではありますが、「環境の変化」には着目していません。
もちろん、一定の環境下で、最適なリーダーや組織の在り方を決めることはできます。
しかしながら、時代の変化にどう対応すべきかまでは考慮していないため、コンティンジェンシー理論だけにこだわって人事を決めると、組織の混乱を招く恐れがあります。
組織を誤った方向へ導く可能性がある
状況に応じて組織のあるべき姿や方針が変化するため、組織の統制が難しくなるでしょう。
現状を正確に見極められないと、組織が誤った方向へ進む可能性も出てくるため、組織を主導する側にある程度の手腕が求められます。
リーダーの専門性を高めにくい
コンティンジェンシー理論を導入すると、組織の環境が変化する度に最適なリーダーを選び直す必要があるため、組織に知識やノウハウが蓄積しにくくなります。
企業独自の競争力の低下や、リーダーが代わることが多くなることで、組織が不安定な状況になった場合に、コンティンジェンシー理論は長期的な成長の妨げとなる可能性があります。
コンティンジェンシー理論活用への4つの取り組み
メリットとデメリットを踏まえ、コンティンジェンシー理論を導入するのであれば下記の点に取り組みましょう。
・採用する人材の幅を広げる
・柔軟化した組織をつくる
・異文化を理解する視野を手に入れる
・人事制度の見直しを検討する
採用する人材の幅を広げる
コンティンジェンシー理論を活かすためには、多様な人材の登用は欠かせません。
採用する人材の幅を広くすれば、環境に見合ったリーダーを選びやすくなり、新しい価値の創造や生産性の向上が期待できるのです。
柔軟化した組織をつくる
組織に新しいアイデアを取り込むには、リーダーを立候補制にしてメンバーを入れ替えると良いでしょう。
柔軟な組織づくりによって社内が活性化し、生産性の向上に繋がります。
異文化を理解する視野を手に入れる
技術革新などにより目まぐるしく変化する時代に対応できる、リーダーの存在が必要です。
そのためには、ビジネスの慣習や常識が日本と異なるケースが多々ある海外事業も、視野に入れることをオススメします。
人事制度の見直しを検討する
雇用形態の多様化など、環境が変化すれば社内にもさまざまな影響が生じます。
従来の人事制度に固執すると、例え社内に優れた人材がいてもリーダーに選ばれなくなる可能性があるため、社会の変化に合わせて人事のあり方も変える必要があるのです。
まとめ
コンティンジェンシープランは、緊急時の対応を迅速にし、被害を拡大させない効果があります。
コンティンジェンシー理論は、環境の変化に応じて組織の管理方針を適切に変化させる効果があります。
どちらも大切な手法と理論となりますので、ぜひ積極的に取り入れてみては、いかがでしょうか。
