BCP対策について知っていますか？
BCP対策は、自然災害が多い日本では、とても重要となります。
そこで今回は、BCP対策のメリットから策定のための順序までを解説していきます。
BCP対策とは
BCP対策とは、事業継続計画の事をいい、企業が自然災害や大火災、テロなどの緊急事態に遭遇した際に、事業資産の損害を最小限に留めながら、事業の継続や急速な復旧を可能にすることを目的として、事業継続のための手段や方法を計画しておくことをいいます。
災害が多い、日本では企業は、台風対策や地震対策といった、様々なリスクに個別に対策を対策を立てることが一般的でしたが、自社の設備や施設を早急に復旧できても、事業の継続が困難であることが、明らかになりました。
自社が、被災を免れたとしても、サプライチェーンの崩壊により、資材などを調達することが難しくなり、取引先が営業休止してしまうと、ビジネスを続けていくことは、困難といえます。
加えて、個別の対策をとることの問題点として「一つ一つの災害に対して、計画を立てる必要性」があり、日本で起こりうる災害全てに対応することが難しいという点が挙げられます。
そこで生まれたのが、BCP(事業継続計画)という考え方です。
BCPとBCM、防災の違い
ここからは、BCPと似ていて混在しやすい、BCMと防災について、解説していきます。
BCMとは
BCM(Business Continuity Management)とは、事業継続マネジメントの事を指す言葉です。
BCPは、事業を継続するための計画であるのに対して、BCPは、事業を継続するための計画をマネジメントするということを表します。
つまり、BCPは、BCMの一部であるという事です。
防災とは
防災の目的は、災害を未然に防止して、建物や資産、人への被害拡大を防止することです。
一方BCPは、企業が災害にあった時に行う、事業継続や復旧という観点に重点をおいています。
BCPと意味が混在されがちな防災という言葉ですが、それぞれ目的が異なりますので、しっかり確認しておきましょう。
BCP対策のメリット
BCP対策のメリットとして、それぞれ
・緊急時に速やかに対応することが出来る
・経営戦略に役立てることが出来る
・企業価値や信頼性を高めることが出来る
という3点が挙げられます。
ここからは、それぞれ解説していきます。
緊急時に速やかに対応することが出来る
BCP対策の目的は、緊急時に企業が復旧に向けて、早期に対応することが、まず挙げられます。
BCP対策を行うことで、企業は緊急時であっても、事業縮小や倒産などの可能性を下げることが出来ます。
事前に、緊急時の対応方法を決めておくことで、誤った行動をとってしまうというリスクを防ぐことが出来ます。
計画が曖昧になってしまっていると、復旧に時間がかかってしまい、損害がさらに拡大してしまうこともあるため、策定後は社内で周知しておくことが、重要となります。
経営戦略に役立てることが出来る
BCP対策を策定していく過程で、どの事業を優先して復旧させるかということを、話し合うことによって、重要な業務を改めて可視化することが出来ます。
根幹となっている事業から重要度の低い業務までを、洗い出すことが可能なため、経営戦略を見直すことができ、そういった面でもBCP対策の策定は役立っていきます。
企業価値や信頼性を高めることができる
BCP対策を行うことで、企業のイメージアップにもなります。
災害時などの緊急事態でも、安定した経営を行えること、不足の事態に対応できるという点が、ビジネスパートナーとしての信頼性を高めていきます。
BCP対策を行っている企業は、行っていない企業と比べて、事業中断のリスクが低いと見られるため、取引先として選ばれやすい傾向にあり、競争力も一段と上がっていきます。
BCP対策を策定するための順序
具体的にBCP対策を策定する順序を解説していきます。
BCP対策を通して、自社が目指すもの・方針を決定する
BCP対策を策定する上で、まず必要なのが、自社が目指すものは何かを明確にすることです。
明確にする方法として、企業理念や経営方針と照らし合わせて考えるというのが、オススメです。
社員を守ることを目的とするのか、取引先から信用を得ることが重要なのかというような、BCP対策を通して、実現したい目標と方針を決めることが、重要です。
有事の際に、社員一人一人が適切な行動を取ることができるよう、理解しやすい目標にすることも大切になります。
他社のBCPの受け売りになるのではなく、自社で起こるかもしれないリスクを想定して、影響度や発生する頻度を考えた上で、具体的な方針を立てていきましょう。
BCP対策を策定するためのチームを作る
BCP対策を策定する時には、社内に専用プロジェクトチームを立ち上げることが一般的です。
総務部が担当することが多いといわれる、プロジェクトチームですが、BCP対策は社内全体に関係するプロジェクトであるため、各部署から一人ずつ、参加していくことが望ましいです。
本社だけでなく、支社も存在する企業の場合には、社内全体にBCP対策の意識を広めるために、マニュアルの作成、チーム編成の工夫をする必要性があります。
一部分が機能していないだけで、BCP対策の有効性は弱まってしまうので、注意が必要です。
チームを作成できたら、プロジェクトの中心となる、責任者を決定します。
取引先や重要となる顧客と連携を取っておくことで、有事の際にスムーズに対策を取ることが可能になります。
優先して復旧するべき事業を決める
事業内容は、多岐に渡っていく企業の場合には、売り上げがもっとも多い事業、遅延が起きてしまうと大きな損害になってしまう事業を優先して、復旧できるようにします。
会社の核となる事業を復旧することができれば、損害を最小限に留めることができ、事業継続出来る可能性が高まります。
そのため、売上高や顧客の人数、市場シェアの大きさなどの、様々な観点から客観的な阪大材料を集め、優先順位を決めていく必要性があります。
自社の強みや弱みなどを見つけることにも繋がるので、しっかり検討していくことが重要です。
損失がどれくらいになるかを分析する
BCP対策において、どのような非常事態が起こるとどれくらい影響が出るのかを、部署や事業内容ごとに把握することも大切です。
損失がどれくらい出るのかを、しっかりと分かっていれば、優先的に復旧するべき事業の再確認をすることができます。
分析方法としては、自然災害、外的要因、内的要因という3つの観点から、核となる事業にどれほどの被害が出るのかを検討していきます。
・被害を受けた時の損失
・復旧にかかる費用
・自社でまかなえるのは、どれくらいか
・非常時に利用できる補償制度や補助金の有無
次に、復旧にかかっていく時間を予測して、目標を決めていきます。
どれほどの遅延が生じると、社外に迷惑がかかり、信頼を失ってしまうのかといった、タイムリミットから逆算するのが良いでしょう。
具体的な対策を各事業ごとに考える
どれほどの損失が出てしまうのかが、分かったところで、事業ごとに対策を考えていきます。
各事業が停止してしまった場合に、会社が持つ時間はどれくらいか、復旧に要する時間はどれくらいか、それぞれシュミレーションを行っておくと安心です。
非常事態によって、労働力や賃金、情報データなどが失われてしまったときの、代替案も考えておく必要性があります。
例えば、迅速にテレワークに移行可能な環境を整えておく、アウトソーシング先を考えておくといったものが挙げられます。
あらゆる手段を考慮していくことが、必要になり、特に核となる事業には、より具体的でより多くの手段を考えておくことが重要です。
BCP対策を発動する基準・発動時の体制を決めておく
BCP対策を策定する際に、一番忘れてはならないのが、BCPを発動する基準と、発動して時の体制や要因を決めておくということです。
具体的なBCP対策を決めていたとしても、発動基準が曖昧になっていたために、タイミングを逃してしまうということがあると、大きな損失に繋がってしまう恐れがあります。
加えて、誰が指示を出して、誰が行動に移していくのかも決めておくと良いです。
緊急時はただでさえ、パニックになりやすく、冷静な判断が出来なくなってしまう人も出てくると考えられます。
細かい部分まで決めることで、スムーズで的確な判断をすることが可能になります。
マニュアルに細かい部分まで、落とし込み、一目見たら誰でも理解できる状態にしておくことが大切になります。
社内全体にBCP対策の文書を共有していく
作成したマニュアルは、社内全部署、全社員に共有することが大切です。
共有できていないと、非常事態があったとき、対応できる部署とできない部署に分かれてしまい、大きな損害を被ってしまう可能性があります。
そのため、事前にBCP対策について全社員が共通の認識を持てる環境作りが重要です。
データでの共有も良いですが、停電してしまったときの事を考えて、紙の媒体でも各部署一つは用意しておくと安心です。
緊急時用のノートパソコンを用意し、マニュアルの最新版を常に更新しておけば、突然の停電にも
対応することが可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
BCP対策を策定しておくことで、多くのメリットを得ることができます。
自社にあったBCP対策を策定し、災害時などの緊急事態に備え、取引先や顧客からの信頼を失わないようにする事が重要になります。
ぜひ、BCP対策の策定を行ってみてはいかがでしょうか。
