みなさんは、ペーパーレスという言葉を知っていますか。
「紙を使わないことでしょ」と考えている方も多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化することによって、企業だけでなく環境にも良い影響を与えることができるため多くの企業でペーパーレス化を進めているのが現状です。
今回は、
- ペーパーレスとは
- ペーパーレスを行う理由
- ペーパーレスには「対象文書」と「対象外文書」がある
- ペーパーレス導入のメリット
- ペーパーレス導入のデメリット
- ペーパーレスの事例
- ペーパーレス導入時のポイントと注意点
について解説します。
ペーパーレスとは？
ペーパーレスとは英語で「Paperless」と表し、その意味は文字通り「紙を使わないこと」です。
ビジネスシーンにおいては、紙で運用されていた文章や資料を電子データ化し、閲覧、伝達、保管することを「ペーパーレス化」といい、業務効率改善やコストの削減を期待することができます。
昨今では、書面の保存や管理に関する規則を定めている「e-文書法」により、商法や税法で保管が義務付けられている文書を、紙文書だけではなく電子ファイルで保存することが、認められるようにもなりました。
2019年に施行された「働き方改革」の重要施策の一つとして「ペーパーレス化」が掲げられているように、今や企業単位ではなく政府主体のもとで推進されている活動となっています。
ペーパーレスを行う理由
総務省が出している「令和2年版 情報通信白書」によると、「社内業務のペーパーレス化」に取り組んでいる企業は約60%でした。
なぜ、多くの企業がペーパーレス化の取り組みを、強化しているのでしょうか。
そこには「ビジネス的な観点」そして「環境的な観点」から見た２つの理由が考えられます。
ビジネス的な観点
ペーパーレスは、働き方改革に繋げることができます。
日本で新型コロナウイルスが流行して以来、社会ではテレワークが推進されてきましたが、
業務において紙媒体を使用している場合には、オフィスに行かなければ仕事ができませんでした。
しかしながら、社内で扱っている文書をペーパーレス化することで、オフィスに行かなくてもテレワークでの仕事が可能になります。
加えて、テレワークが可能になることで、オフィスの省スペース化が可能になり、コスト削減も期待できます。
ペーパーレスを行うことにより、働き方改革を行うだけでなくコストを削減することもできます。
環境的な観点
ペーパーレスは、環境問題の改善にも繋がります。
紙の生産には、森林を伐採する必要があり、さらに伐採する過程で二酸化炭素の排出もされています。
二酸化炭素から酸素を作り出している植物を伐採すると同時に、二酸化炭素を排出しているため、温室効果ガスが増え、地球温暖化への懸念の声もあがっています。
ペーパーレス化に取り組むことで、使用する紙を減らし、森林伐採を防ぐことができるので、環境問題の改善に繋げることができます。
ペーパーレスには「対象文書」と「対象外文書」がある
2005年4月に施行された「e-文書法」という書面の保存に関しての法律により、法人税法、会社法、商法、証券取引などにおいて、紙媒体での保存が義務付けられていた文書の電子化が可能になりました。
しかしながら、紙媒体であれば何でも電子データ化しても良いというわけではありません。
ペーパーレスに取り組む上で、対象となる文書と対象外の文書を把握しておく必要があります。
では具体的に、どのような文書が電子化可能な対象となるのでしょうか。
以下は、その一例になります。
①会議資料や保管資料等のビジネス書
②自社で出しているカタログ、書籍、雑誌
③ポスターやポップといった販促物や図面、食品サンプル
④伝票や契約書、請求書
逆に、災害対策マニュアルや安全手引きなどの、緊急時にすぐ閲覧すべきものや、免許証や許可証のような現物姓が高い文書などは、ペーパーレスの対象外となりますので、取り組む前に必ず確認しておくようにしましょう。
ペーパーレス導入のメリット
ペーパーレスを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
冒頭でご紹介した、働き方改革やコスト削減以外のメリットを具体的に解説していきます。
- セキュリティを強化し、情報漏洩のリスクを下げる
- BCP対策が可能になる
- 検索がしやすくなる
- 保存による資料の劣化がない
- コスト削減に繋がる
- 環境問題への配慮と企業イメージの向上
が具体的に挙げられます。
セキュリティを強化し、情報漏洩のリスクを下げる
紙の場合、かんたんにコピーすることができたり、書類が入ったカバンを置き忘れたりと情報漏洩のリスクが非常に高いことが特徴です。
そのため、電子データ化することで資料ごとに適切なアクセス制限をかけたり、パスワードを設定したりとセキュリティを強化することができ、情報漏洩のリスクを下げることが可能になります。
BCP対策が可能になる
BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字をとった言葉であり、「事業継続計画」のことを指します。
つまり、地震や火災、洪水などの予測できない災害が起こったときに、事業を継続または、早期復旧するための施策のことです。
紙媒体の場合、洪水が起きた場合や火災が発生した場合、紛失してしまい事業復旧まで多くの時間を必要とするでしょう。
しかし、データを電子化しクラウドで保存していた場合、災害が起きたとしてもすぐに復旧が可能であり、事業への損失を抑えることができます。
検索がしやすくなる
紙の資料を使用する欠点の一つは、必要な資料を探すのに時間がかかることです。
保存してある場所まで移動し、日付等を参考にしながら書類を見つけるのには、人員と時間が必要になります。
ですが、資料が電子データの場合、検索機能を使用することで書類を探す時間を短縮することができ、工数の削減と生産性の向上が期待できます。
保存による資料の劣化がない
紙で資料を保存する場合、経年劣化で文字が読みにくくなったり、破れたりする可能性や、不注意で飲み物をこぼして文字が読めなくなる可能性も考えられます。
一方で、電子化されたデータは経年劣化することはなく、長期保存が求められるような資料でも安心して保存が可能です。
それに加えて、保存場所を確保する必要もないため、オフィスの省スペースにも繋がります。
コスト削減に繋がる
ペーパーレスに取り組むことで、さまざまなコストを削減することができます。
例えば、会議資料を電子データ化することで紙を印刷する必要がなくなり、インク代やプリンター等の周辺機器のコスト削減と、会議中に資料を配布する人件費の削減が可能になります。
また、資料を電子データ化することにより保管スペースも必要なくなるので、オフィスの省スペース化にも繋がります。
環境問題への配慮と企業イメージの向上
近年では、企業は利益だけを追求するのでなく、社会的役割を果たすことが求められています。
環境問題やサステナビリティに積極的に取り組むことで、環境保護やSDG’sに貢献している企業として認知され、企業のイメージ向上が可能になります。
ペーパーレス導入のデメリット
ペーパーレスを導入する際には、いくつかのデメリットも発生するので注意が必要です。
具体的には、
- ITリテラシーが必要になる
- ネットワークの影響を受ける
- 視認度が落ちる可能性がある
- 導入時に高いコストがかかる
といったことが挙げられます。
ITリテラシーが必要になる
ペーパーレスに取り組む際は、紙の資料を電子データで扱うことになるため、従業員それぞれのITリテラシー向上が求められます。
ITの知識がない場合は、会社のパソコンで無料Wi-Fiに登録してしまったり、誤ったアクセス権限を設定してしまうなどセキュリティ面でのリスクが伴います。
したがって、不慣れな人には、ペーパーレス化はかえって不便に感じたり、使用者のセキュリティ意識が低い場合では、せっかくの電子管理化による恩恵も半減してしまいます。
ネットワークの影響を受ける
データを電子データ化して管理するということは、ネットワークの影響を受けることになります。
例えば、インターネット回線の障害や不具合によって、資料を閲覧することができずに仕事が進まないといったトラブルが起きる可能性もあります。
また、回線の故障だけではなく、パソコンやタブレット機器の故障で資料が閲覧できなくなる可能性もあるため、定期的なメンテナンスも必要になるでしょう。
視認性が落ちる場合がある
紙の資料と比較すると、電子データは複数の資料を同時に出力して見比べるという行為に少し手間がかかります。
紙の場合、複数の資料をデスクに広げて全員で共有することができますが、タブレットやパソコンの場合、ウィンドウを分割して表示することになるので、視認性の低下は避けられないでしょう。
ただ、この問題はディスプレー画面を大きくしたり、枚数を増やしたりして表示領域を広げることで解決できます。
導入時に高いコストがかかる
ペーパーレスに移行するということは、新しい管理システムの導入、文書を閲覧するためのデバイスを購入する必要があります。
加えて、過去に紙で作成した文書をすべて電子データ化するのであれば、完了するまでに膨大な時間と人件費も要することになります。
ペーパーレスを導入する際には、初期投資として金銭的コストと人的コストが必要になるでしょう。
ペーパーレスの成功事例
様々な企業や自治体がペーパーレス化を進めたことによって、成功を納めています。
その中でも今回は、
- 長野県長野市
- JAきたそらち
- 伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
- 株式会社ネクスコ・メンテナンス関東
- 電通ランウェイ
- 富国生命保険相互会社
の6例をご紹介します。
長野県長野市
長野県長野市の庁舎では、頻繁に会議運営が開催されており会議を行う際に「会議資料の印刷や配布、誤ったページの差し替えなどにコストがかかる」「保管用に印刷された資料がスペースを占領し執務環境が悪化」といった課題を抱えていました。
この問題を受けて長野市長はペーパーレス化を指示し、ペーパーレス会議の実現のために施策を実施しました。
具体的には、
- 会議室の座席分のノートパソコンと大型のディスプレイを設置し、会議資料を画面上で共有
- 会議資料では画面共有をすることを前提として、文字を羅列するのではなくポイントを押さえて記載することの徹底
- 会議資料の提出や会議終了後の格納・公開・アクセス権限のルール化
を主に行いました。
このペーパーレス会議は、資料の数が多い会議から試作導入され効果を確認された後にはほぼ全ての会議に導入されました。
効果としては、
- 初めに設定した目標以上の紙資料の削減を実現しSDGsに寄付しただけでなく、紙の保管スペースに余裕が出来た
- ペーパーレス会議導入前は、2時間という時間を要していた会議資料準備が6分の1の時間まで短縮された
- 文字の羅列ではなくポイントを押さえた会議資料によって会議の議論が活発になった
というものが挙げられます。
ペーパーレス化への取り組みが、紙資料の削減だけではなく業務の効率化にも繋がった事例といえます。
JAきたそらち
「JAきたそらち」とは、北海道中央部に位置する1市3町を区域としている広域JAのことをいいます。
JAきたそらちでも、長野市と同様に定例会議を行う上で「年間でおよそ8万枚もの膨大な紙資料の準備であったり差し替えに手間やコストがかかる」「北海道特有の悪天候の中非常勤役員の自宅へ紙資料を届けにいくことがある」という課題を抱えていました。
解決策を考えている際にクラウドサービス事業者から「ペーパーレス会議ツール」についてのダイレクトメールを受けたことを機に以下のような施策を行いました。
- タブレット型のPCとペーパーレス会議システムの導入
- ペーパーレス会議システムはICTに慣れていない年配の役員でも使用しやすいツールを選択
- 資料を作成する上でのルールも作成し、ペーパーレス会議で誰もが見やすい資料づくりの推進
これらの施策を行ったことで、JAきたそらちでは様々な効果を得ることに成功しました。
具体的には、
- 年間約8万枚の紙資源の削減に成功しSDGsに寄付
- 紙資料の印刷や配布、差し替えなど一度の会議を行う上でかかっていた準備に関するコストや手間の削減に成功
- 非常勤役員に対する資料持参が不要に
の3点が挙げられます。
JAきたそらちでは、ペーパーレス会議の導入成功体験によってペーパーレス化の利便性を感じ、ICTを積極的に導入する流れも広まっています。
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
システムインテグレーターの大手企業である伊藤忠テクノソリューションズ株式会社では、オフィスの移転に伴って大胆なペーパーレス化を行いました。
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社では、デジタルトランスフォーメンション(DX)を取り入れた組織づくりを見据え、テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークを目指しています。
そんな中で、「ペーパーレス化は進んでいるが、5000万枚の紙が存在」「5000万枚の紙をどのように整理してるかは部署によって異なる」「オフィスの移転に伴い会社の面積が2割減となるため、紙資料の保管スペースの削減が必須」という課題が浮き彫りになりました。
そこで、伊藤テクノソリューションズ株式会社ではオフィス移転までの期間で大量の紙を廃棄するために、
- 5000万枚ある紙を「必要かどうか」「閲覧する頻度はどうか」「緊急性はあるか」に仕分けを行い、75％を廃棄または倉庫へ移動
- 電子化をアウトソーシングし、AIであったりロボティクスを活用して30万枚を半年弱で電子化に成功
- 物理的な紙のファイリング情報を電子ファイルに反映させることで検索しやすくする
という施策を実施しました。
これらの施策を行ったことで得られた効果は、
- 短期間で30万枚という大量の紙資料を電子化することに成功
- 資料を探しやすい仕組みを作ったことによって、紙資料を電子化することのメリットを素早く享受することに成功
の2点が挙げられます。
AIであったりロボティクスといったICT機器を活用したことで、限られた短い期間でペーパーレス化を実現することが出来た事例といえます。
株式会社ネクスコ・メンテナンス関東
株式会社ネクスコ・メンテナンス関東とは、高速道路の修繕を主に行う企業です。
株式会社ネクスコ・メンテナンス関東では、ペーパーレス会議を従来から取り入れていましたが、システムを刷新するにあたって社員から、
- ペーパーレス会議を全事業所に拡大して行いたい
- 修繕現場で図面や作業手順を随時確認できるようにタブレット端末を導入したい
という要望が寄せられました。
これらの要望を受けて、株式会社ネクスコ・メンテナンス関東では、
- 全社員300人+協力会社に対して合わせて500台のiPadの配布を行う
- タブレット端末に対応したペーパレスシステムの導入
- 紙で用意していた資料全てをペーパレスシステムに取り込み会議で使用
という施策を行いました。
その結果「半年間で約20万枚の紙の資料を削減しSDGSに寄付」「タブレット会議を必須としたことによって、役員を含めた全員が電子機器を活用し業務が効率化した」「図面や作業手順をコピーして持ち運ぶ必要がなくなり、現場でも好評」という効果を得ることに成功しています。
ペーパレス会議を推進したと同時に、現場で作業する社員の手順書や図面を電子化したことで作業への負担を軽減した事例といえます。
電通ランウェイ
電通ランウェイとは、メディアの全領域における総合ソリューションを提供する電通グループの広告会社です。
電通ランウェイでは、新型コロナウイルスが蔓延したことでテレワークが導入されると同時に、
- 紙資料を用いて行う社内手続きがテレワークの足かせになっている
- メールに依存した情報共有では、テレワークを行う上で情報を知らせることが困難
- 電通グループのポータルだと自社の独自情報を自由に共有することができない
という課題が浮き彫りになりました。
そこで電通ランウェイでは、短期間でこれらの課題を解決するために、
- 掲示板やワークフロー、文書を管理する機能を併せ持つツールの導入
- 紙中心に行っていた社内手続きをワークフローシステムを用いてオンライン化
- 文書やファイルを社外からもアクセスしやすく
という施策を行いました。
その結果、従来であれば2～3日かかっていた社内手続きが最短で当日に完了したり、申請書の記入漏れが減少しただけでなく社内への問い合わせを文書管理へ誘導することで対応負荷を削減したりなど様々な効果を得ることに成功しました。
富国生命保険相互会社
富国生命保険相互会社は、個人や企業に向けて生命保険や年金保険の販売をおこなう保険会社です。
富国生命保険相互会社では、本社オフィスをリニューアルする上で紙資料に対する課題が明確になりました。
具体的には、
- 支社や営業所で起案された文書が、本社内で一括保管されており共有できていない
- オフィスをリニューアルするにあたって、全部で4000m以上の紙文書を75％削減する必要
- 文書が様々なツールに散らばって保管されており、検索や共有が有効的に行えていない
の3点が挙げられます。
これらを解決するために、本社に集められる文書から電子化することで高い効果を得ることができる30種類を選定したり、検索スピードだけでなく検索のしやすさを重視した文書管理ツールの選定を行いました。
これにより、
- 文書を一つのツールにまとめることに成功し、効果的な検索や共有を実現
- 文書の電子化や廃棄、外部の倉庫に保管することで75％削減を実現見込み(当時)
- 電子化したことでコロナ禍での在宅勤務での文書アクセスをスムーズに行えるように
という効果を得ています。
ペーパーレス導入時のポイントと注意点
ペーパーレスを導入するのであれば、何でも電子データ化すればいいということではありません。
ここでは、ペーパーレス化を行う際のポイントと注意点を解説していきます。
具体的には、
- 無理のないステップで導入する
- 従業員に対してマニュアルを用意する
- ペーパーレス化を行ったことによる効果を社内で共有する
の3点です
無理のないステップで導入する
ペーパーレス化といっても、一気にすべてを電子化する必要はありません。
無理のない範囲で、できる箇所からペーパーレスを導入していきましょう。
従業員や取引先の相手を考慮しながら、長期的にペーパーレス化を進めることがポイントです。
ペーパーレスの目的や費用対効果を把握し、ペーパーレスについての理解を深めた上で取り組みをすすめることが大切になります。
従業員に対してマニュアルを用意する
今までの紙でのやり取りに慣れてしまった従業員にとっては、電子化されたデータをうまく活用することは難しいことです。
そのため、マニュアルの用意や教育期間を設けるなどして、ペーパーレス化に伴う準備が必要になります。
また、機密データの取り扱いやセキュリティ面に関しては、特別な研修を行う必要があるでしょう。
ペーパーレス化を行ったことによる効果を社内で共有する
ペーパーレス化を実施したとしても、そのメリットを社員の一部しか感じられていないのであれば、社内で定着することは難しくなります。
「どれくらい紙を削減できたのか」「どれくらい時間と労力を余分に確保できたのか」などの社員にとってのメリットを”見える化”することが大切です。
ペーパーレス化を進めていくと、業務を上手くすすめる社員が出てくるので、そのスキルやコツを社内全体に行き渡るように共有しましょう。
その結果、会社全体でペーパーレス化に取り組むことができ、効率的に業務に取り組むことができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ペーパーレスを導入して上手く活用することで、情報の検索や共有が容易になるため、業務をさらに効率化することが可能になります。
また、環境へ配慮した取り組みを行っている企業として、イメージ向上にも繋げることができます。
ペーパーレス化を導入する場合は、ペーパーレスのメリット、デメリットを共有し、可能な範囲から電子データ化していくようにしましょう。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
